+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто

Оформление дел и передача их на архивное хранение Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению в ряде случаев внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Бухгалтерские услуги. Архивация документов при ликвидации компании

Приводим в порядок архив отдела кадров

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября г.

Это, так называемые первичные учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет. Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. Сдать в архив — скажете вы. Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные документы? А когда этот срок закончится, что делать дальше?

Тем более что в году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Последний документ предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон "Об акционерных обществах" содержит требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона.

При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг ФКЦБ России. Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот вопрос, не существовало за исключением документа общего характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям различных организационно-правовых форм - Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом от 6 октября г.

Теперь же принят специальный документ, определяющий порядок, сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок их уничтожения и передачи в архив - постановление ФКЦБ России от В данной статье мы расскажем о том, как организовать хранение, передачу в архив и уничтожение бухгалтерских документов.

При этом мы учтем все последние изменения, произошедшие в законодательстве. Общие вопросы организации хранения документов Сразу отметим, что документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы столы , обеспечивающие полную сохранность документов.

Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается. Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов с внутренней стороны помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой.

Шкафы столы также оборудуются приспособлениями для опечатывания. Доступ к шкафам столам с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день. Как составить номенклатуру дел Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия.

Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете — для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними. Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел.

Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений. В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт.

Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение. Обратите внимание: в том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией ЭПК государственного архива.

Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел. Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий тарифы, справочники и т. Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первых экземпляр контрольный хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Эта система издана еще в советские времена, но, тем не менее, действует до сих пор. Так вот, формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов.

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений. Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения.

В дело помещают только исполненные документы подлинники или заверенные копии. Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Здесь нужно сказать несколько слов о том, как определить срок в течение следует хранить тот или иной документ.

Если обратиться к статье 17 Федерального закона от 21 ноября г. Причем этот срок должен быть не менее пяти лет. Кроме того, как мы уже отметили, для акционерных обществ теперь утверждены свои сроки хранения документации. Однако вернемся к формированию дел.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет например, личные дела. Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы распоряжения о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.

Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках — в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, второй — 5.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. Выдача и изъятие бухгалтерских документов Выдача во временное пользование бухгалтерских документов работникам других подразделений, как правило, не допускается.

В отдельных случаях документы могут быть выданы извлечены из дела только по распоряжению главного бухгалтера и с ведома руководителя организации. Вместо выданного документа в дело помещается лист-заместитель.

При выдаче дела целиком заполняется карта-заместитель дела. Карта помещается на месте выданного дела. Первичные учетные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений и в соответствии с законодательством Российской Федерации. Изъятие оформляется протоколом и осуществляется в присутствии должностного лица организации, документ или дело которой изымается.

Следует отметить, что главный бухгалтер или другое должностное лицо с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, вправе снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. В тех случаях, когда изымаются недооформленные тома документов например, не подшитые, непронумерованные , то с разрешения представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома.

Копия протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам организации под роспись. В случае пропажи или гибели первичных учетных документов в соответствии с действующими нормативными актами, руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации. Экспертиза ценности документов Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля г.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии ЦЭК.

Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Опись дел для передачи документов в архив организации Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура Часто кадровики любят прикреплять их прямо к приказам. Это, возможно, очень удобно для поиска, но основания должны храниться отдельно.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Передаем документы кадровой службы в архив. Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Положения п. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. А если правопреемник отсутствует?

Передаем документы кадровой службы в архив

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов. Поэтому в любой организации требуется созвать архив, предназначенный для хранения документации. Он должен защищаться от злоумышленников, а также вся информация должна быть систематизирована, чтобы не возникало сложности найти какую-либо документацию. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Передаем документы кадровой службы в архив. Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов. Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов. В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы документы о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто . Процедура архивирования кадровых документов в организации. Определяющий.

Оформление дел и передача их на архивное хранение Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению в ряде случаев внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу. В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [1] далее — Правила В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т. Готовим документы В соответствии с п.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. gettahuglie

    Влияет ли (и если да, то как на судью тот факт, что его решение отменено в суде высшей инстанции?

  2. tranvoaphade

    Вот что мне сигодня пришло, хотя у меня карты нету. Vasha karta bude zablokovana bankom terminovo proidit avtorizaciu abo telefonuite: 38(094)1425176

  3. Антип

    Точно за миллион просмотров будет

  4. Власта

    Вот посмотрел я, и одного не понимаю. Да, я считаю себя добропорядочным гражданином. Уверен, большинство себя считает таким же, же. Но советы-то даются всем подряд, без какого либо разбора и скорее всего, людям не особо честным и добрым она пригодится намного больше.